探索Outlook ".pst " 檔案

許多 Outlook 的使用者常常會遇到 個人資料檔(.pst)的問題，有關個人資料檔(.pst)的問題，在微軟的Outlook新聞組群裡幾乎是每天必問的。

即使是在 Microsoft Exchange Server 環境底下，當人們想用Outlook 來儲存信件或存檔保留，隨時都有可能發生問題。

如果你不是使用 Exchange Server 的信箱，那麼有的 Oulook 資料都是存在一個 .pst 檔案裡頭，或許有一天，電腦掛了想重灌時，那這個檔案就顯得格外重要(筆者甚至將手機的通訊錄也同步到這兒！)

1. 如何找出.pst 檔案的位置？

打開 Outlook 後，右擊個人資料夾->點擊"個人資料夾"內容->點擊"進階"按鈕，找到"檔案名稱"的標籤旁，就是你的.pst 檔案存放位置，一般來說，它會位於 "C:\Documents and Settings\jim\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst"，其中的jim是登入的使用者名稱。在這個對話框中，你不能做檔案位置的變更，但是要先知道它放在那裡，下一步我們再來做變更。

2.變更／移轉 .pst 檔案

第2個步驟裡要先把 Outlook 關閉。依照第1個步驟，在檔案總管中找到這個 .pst 檔案，然後先把它改為自己高興看到的檔名，例如：jim.pst(檔名請勿使用中文，當然也可以不改)，接著把它移到安全的地方。什麼是安全的地方呢？例如我的系統是裝在C:磁碟機，建議把它移到重灌電腦時不會格式化的分割區(D:或E:..等)或是另一顆磁碟機，例如把它放在"D:\data\mail\jim.pst"，這樣一來，就算重灌電腦(格式化C:磁碟機)，也不會搞丟 .pst 這個重要的檔案。

放好位置之後，接下來請打開 Outlook，系統馬上就回應"找不到檔案 C:\Documents and

Settings\jim\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst。"，然後它會要您指定檔案的位置(該不會馬上忘了吧？)，把檔案路徑指定(在本例中為"D:\data\mail\jim.pst")後，Outlook會自動關閉，只要再把它開啟就能正常運作了，不坊按第1個步驟來驗正看看路徑正確與否！？

如果您是使用 Windows 2000 或是 Windows XP ，那在檔案總管中可能找不到 .pst 檔案，因為基於系統安全理由， .pst 檔預設值是隱藏屬性。打開檔案總管，點擊"工具"->"資料夾選項"->"檢視"，再找到"顯示所有的檔案和資料夾"，把這個選項打勾，關閉對話框後，再去找一次就能找到。若您是升級或是要移轉檔案(像是家裡及辦公室，或學校)，那麼現在的您就能應付自如。

假使您有做封存資料檔的習慣，那要特別注意，.pst 檔案最大容量為 2GB，一旦超過， Outlook就會無法開啟此檔。所以要記得，舊資料沒有保存價值的一定要刪除它，別讓它壞了一大鍋粥。或是經常作壓縮資料夾的動作：

右擊個人資料夾->點擊"個人資料夾"內容->點擊"進階"->開始壓縮 比較不方便的是這個動作無法排程，所以有空就做。

3.注意事項

如果您有使用 Exchange Server 信箱，就能用 Outlook 來自動抓取並封存信件，但在抓完後通常都會把它燒錄在CD-R來作備份，這是個好方法，但是在下之要讀取時要先把檔案複製到硬碟裡，再把檔案唯讀的屬性取消，否則Outlook 是不能讀取唯讀檔的。

另外，雖然 Outlook 貼心的提供了匯入的功能，但請別用匯入的功能把您其它的 .pst 檔給匯進來，除了麻煩外，也未必能完全正確的讀取。相對的，只要在Outlook 裡，點選"檔案"->"開啟"->"Outlook資料檔案"，然後再檢視這檔案的資料即可。